天津市城乡建设和交通委员会关于进一步加强公文和会议管理提高工作效率的通知
- 发布部门： 天津市城乡建设和交通委员会
- 发文字号：建办[2009]110号
- 发布日期：2009.05.25
- 实施日期：2009.05.25
- 时效性： 现行有效
- 效力级别： 地方工作文件
- 法规类别： 公文处理
委机关各处室、各单位：
根据国务院办公厅《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》（国办函[2009]15号）和市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步改进机关作风提高工作效率的通知》（津党办发[2009]1号）等有关规定，为了进一步加强我委公文和会议管理，改进机关工作作风，提高工作效率和水平，现就有关事项通知如下：
一、规范收文程序
1、严格文件签收。凡主送市建委或委领导的文件一律由办公室进行签收、登记，各处室和各单位不得自收、自办。凡主送有关处室和单位的文件由相应处室和单位签收。签收中，对越级行文、“请示”与“报告”混杂、附件不全、体式不规范等不规范行文均退回呈文单位。
2、及时做好文件登记。各处室、各单位接件后要及时登记收文日期、来文单位、文件标题等信息。由办公室进行签收登记的文件，在委主任阅示后退回办公室，由办公室转各相关处室、单位阅办。办公室发出文件时要及时登记发文日期、发文范围、紧急程度等。
在收发及运转过程中，各处室、各单位要对文件运转每个环节的相关要素进行登记，及时在文件上记录接件、转件时间及文件报转主体。
3、提高文件运转效率。凡主送市建委的文件由办公室主要负责人按照委主任分工和各处室、各单位职责提出拟办意见。一般文件要在当日内呈送有关委领导或相关处室、单位，急件要在半个工作日内处理完毕，特急件要立即处理。
各处室内勤要每日至少上午、下午各一次到办公室取件，各直属单位每日至少一次到办公室取件。紧急文件要随有随取。
4、加强文件跟踪督办。办公室应严格按照时限要求，加强对各类文件的跟踪督办，掌握运转进度。除有规定时限外，承办处室和单位要按照事事有着落、件件有回音的原则，对于市领导批示件要在7个工作日内办结并报告；对于请示件要在10个工作日内办结并答复；对于会签文件要在5个工作日内办结并会签；对于工作情况复杂的文件最多在两个月内办结。
5、加强文件管理。国务院、建设部、市委、市政府等上级部门下发的机要文件在各处室、各单位阅办后，要及时退回办公室，由办公室负责整理存档。其他文件由各处室、各单位妥善保管立卷，防止丢失，确保原件、附件齐全完整。涉密文件要入柜加锁存放，指定专人负责，原则上不准带出单位办理。
二、提高发文质量
1、严格文件审核签发程序。凡主送建设部、市委、市政府等上级部门的文件，处室主要负责人把关签字，送办公室文修，委分管副主任审核签发后，由委主任审核并签发。委主任外出期间，由主持工作的委副主任审核并签发。
凡主送平级单位或下级单位的平行文、下行文，处室主要负责人把关签字，送办公室文修后，由委分管副主任审核并签发。
凡两个或两个以上部门会签的文件，我委为主办部门的，处室主要负责人把关签字，相关部门会签后，经办公室文修后，由委分管副主任或委主任审核并签发。我委为协办部门的，由处室主要负责人审核并提出意见，经委主任同意后，由委分管副主任审核并会签。
发文过程中需要相关处室会签的，由相关处室主要负责人审核后进行会签。属于规范性文件的，在处室主要负责人签发后，委分管副主任签发前，送法制室进行法制审核。
2、确定合理审签时限。需委主任或委分管副主任审核并签发的文件，各处室、各单位应根据工作需要，标注公文缓急程度，并给委领导留出足够的研究、决策时间。一般文件不少于7个工作日；紧急文件不少于3个工作日；对于特别紧急的事项，应事先与委主任沟通说明，抓紧办理，尽快报送。
3、严格执行公文处理规范。凡报送市委、市政府等上级部门的请示或报告以及报送市委、市政府主要领导的专报，必须严格按照有关规定行文，内容简明扼要，一般不超过1000字。
请示性文件按照一文一事的原则上报，不得以市建委名义向上级领导个人直接行文。请示性文件要在附注处注明发文处室处长或副处长的姓名和联系方式。请示性文件涉及其他文件、市领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同上述材料的复印件附在正式文件后一并上报。
报告性文件内容不得夹带请示事项，文件附注处应注明发文处室处长或副处长的姓名和联系方式。
专报性文件内容不能含有请示性内容，如市领导要求以“专报”形式反馈意见的，应按专人专报的原则报送，由委分管副主任审核并签发，不得加盖公章。涉及重要事项的，经委分管副主任审核并提出拟办意见后，报委主任审核并签发。
凡主送平级单位或下级单位的平行文、下行文，各处室、各单位如要求对方回复意见或报告情况的，应注明联系人和联系方式。
三、切实精简各类文件
1、各处室、各单位发文必须坚持少而精，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短，能低规格发文的决不高规格处理，做到注重实效，切实解决实际问题。
2、各处室、各单位发布的各类信息、简报要简明扼要，分析问题切中要害，所提建议切实可行。信息、简报的报送范围要根据领导分工和工作需要确定，杜绝大范围报送的情况。
3、各处室、各单位要对各类文件、简报和信息进行全面清理，该精简的精简，该取消的取消，并从内容、形式、发送范围、印数等方面严格加以控制。
4、除市委、市政府领导明确要求外，各处室、各单位一律不得以处室、单位名义向市委、市政府报送简报。
四、严格会议制度管理
1、严格执行例会制度。市建委实行主任常务会和主任办公会制度，主任常务会原则上每月召开一次，主任办公会每两周召开一次，根据工作需要适时召开机关全体干部会议。
2、严格会议请假制度。主任常务会和主任办公会一般无特殊情况不允许请假。不能出席会议的要向主任请假说明。
3、履行会议报批程序。以市建委名义召开的工作会议，必须经委主任同意。会议内容、会议议程等要上报委主任、委分管副主任审批。
以市政府名义召开的全市性会议，要严格执行市政府有关规定，提前按程序正式行文，并提出具体会议方案。需邀请上级领导出席会议的，要事先沟通，并将会议方案附上，需要领导讲话的，要将代拟稿一并上报。
五、工作措施
1、增强责任意识，提高工作效率。各处室、各单位应充分认识公文处理、会议组织筹备等在政府行政管理中的重要地位和作用，以保持高度负责的精神、严谨务实的工作作风，严格按照办文、办会有关程序，办好每一个文，组织好每一个会，不断提高机关工作水平和效率。
2、加强队伍建设，提高整体素质。办公室将采取聘请专家、学者授课、分析日常典型案例、知识问答等多种形式，定期组织对各处室、各单位的业务培训，努力提高工作人员整体素质。
3、建立通报制度，确保制度落实。办公室每半年将对各处室、各单位公文运转工作情况进行通报，对不按时限办文、严重违反办文、办会程序有误造成不良影响的给予通报批评，并将情况报委主要领导。
特此通知
天津市城乡建设和交通委员会关于进一步加强公文和会议管理提高工作效率的通知
（建办[2009]110号）
委机关各处室、各单位：
根据国务院办公厅《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》（国办函[2009]15号）和市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步改进机关作风提高工作效率的通知》（津党办发[2009]1号）等有关规定，为了进一步加强我委公文和会议管理，改进机关工作作风，提高工作效率和水平，现就有关事项通知如下：
一、规范收文程序
1、严格文件签收。凡主送市建委或委领导的文件一律由办公室进行签收、登记，各处室和各单位不得自收、自办。凡主送有关处室和单位的文件由相应处室和单位签收。签收中，对越级行文、“请示”与“报告”混杂、附件不全、体式不规范等不规范行文均退回呈文单位。
2、及时做好文件登记。各处室、各单位接件后要及时登记收文日期、来文单位、文件标题等信息。由办公室进行签收登记的文件，在委主任阅示后退回办公室，由办公室转各相关处室、单位阅办。办公室发出文件时要及时登记发文日期、发文范围、紧急程度等。
在收发及运转过程中，各处室、各单位要对文件运转每个环节的相关要素进行登记，及时在文件上记录接件、转件时间及文件报转主体。
3、提高文件运转效率。凡主送市建委的文件由办公室主要负责人按照委主任分工和各处室、各单位职责提出拟办意见。一般文件要在当日内呈送有关委领导或相关处室、单位，急件要在半个工作日内处理完毕，特急件要立即处理。
各处室内勤要每日至少上午、下午各一次到办公室取件，各直属单位每日至少一次到办公室取件。紧急文件要随有随取。
4、加强文件跟踪督办。办公室应严格按照时限要求，加强对各类文件的跟踪督办，掌握运转进度。除有规定时限外，承办处室和单位要按照事事有着落、件件有回音的原则，对于市领导批示件要在7个工作日内办结并报告；对于请示件要在10个工作日内办结并答复；对于会签文件要在5个工作日内办结并会签；对于工作情况复杂的文件最多在两个月内办结。
5、加强文件管理。国务院、建设部、市委、市政府等上级部门下发的机要文件在各处室、各单位阅办后，要及时退回办公室，由办公室负责整理存档。其他文件由各处室、各单位妥善保管立卷，防止丢失，确保原件、附件齐全完整。涉密文件要入柜加锁存放，指定专人负责，原则上不准带出单位办理。
二、提高发文质量
1、严格文件审核签发程序。凡主送建设部、市委、市政府等上级部门的文件，处室主要负责人把关签字，送办公室文修，委分管副主任审核签发后，由委主任审核并签发。委主任外出期间，由主持工作的委副主任审核并签发。
凡主送平级单位或下级单位的平行文、下行文，处室主要负责人把关签字，送办公室文修后，由委分管副主任审核并签发。
凡两个或两个以上部门会签的文件，我委为主办部门的，处室主要负责人把关签字，相关部门会签后，经办公室文修后，由委分管副主任或委主任审核并签发。我委为协办部门的，由处室主要负责人审核并提出意见，经委主任同意后，由委分管副主任审核并会签。
发文过程中需要相关处室会签的，由相关处室主要负责人审核后进行会签。属于规范性文件的，在处室主要负责人签发后，委分管副主任签发前，送法制室进行法制审核。
2、确定合理审签时限。需委主任或委分管副主任审核并签发的文件，各处室、各单位应根据工作需要，标注公文缓急程度，并给委领导留出足够的研究、决策时间。一般文件不少于7个工作日；紧急文件不少于3个工作日；对于特别紧急的事项，应事先与委主任沟通说明，抓紧办理，尽快报送。
3、严格执行公文处理规范。凡报送市委、市政府等上级部门的请示或报告以及报送市委、市政府主要领导的专报，必须严格按照有关规定行文，内容简明扼要，一般不超过1000字。
请示性文件按照一文一事的原则上报，不得以市建委名义向上级领导个人直接行文。请示性文件要在附注处注明发文处室处长或副处长的姓名和联系方式。请示性文件涉及其他文件、市领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同上述材料的复印件附在正式文件后一并上报。
报告性文件内容不得夹带请示事项，文件附注处应注明发文处室处长或副处长的姓名和联系方式。
专报性文件内容不能含有请示性内容，如市领导要求以“专报”形式反馈意见的，应按专人专报的原则报送，由委分管副主任审核并签发，不得加盖公章。涉及重要事项的，经委分管副主任审核并提出拟办意见后，报委主任审核并签发。
凡主送平级单位或下级单位的平行文、下行文，各处室、各单位如要求对方回复意见或报告情况的，应注明联系人和联系方式。
三、切实精简各类文件
1、各处室、各单位发文必须坚持少而精，可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短，能低规格发文的决不高规格处理，做到注重实效，切实解决实际问题。
2、各处室、各单位发布的各类信息、简报要简明扼要，分析问题切中要害，所提建议切实可行。信息、简报的报送范围要根据领导分工和工作需要确定，杜绝大范围报送的情况。
3、各处室、各单位要对各类文件、简报和信息进行全面清理，该精简的精简，该取消的取消，并从内容、形式、发送范围、印数等方面严格加以控制。
4、除市委、市政府领导明确要求外，各处室、各单位一律不得以处室、单位名义向市委、市政府报送简报。
四、严格会议制度管理
1、严格执行例会制度。市建委实行主任常务会和主任办公会制度，主任常务会原则上每月召开一次，主任办公会每两周召开一次，根据工作需要适时召开机关全体干部会议。
2、严格会议请假制度。主任常务会和主任办公会一般无特殊情况不允许请假。不能出席会议的要向主任请假说明。
3、履行会议报批程序。以市建委名义召开的工作会议，必须经委主任同意。会议内容、会议议程等要上报委主任、委分管副主任审批。
以市政府名义召开的全市性会议，要严格执行市政府有关规定，提前按程序正式行文，并提出具体会议方案。需邀请上级领导出席会议的，要事先沟通，并将会议方案附上，需要领导讲话的，要将代拟稿一并上报。
五、工作措施
1、增强责任意识，提高工作效率。各处室、各单位应充分认识公文处理、会议组织筹备等在政府行政管理中的重要地位和作用，以保持高度负责的精神、严谨务实的工作作风，严格按照办文、办会有关程序，办好每一个文，组织好每一个会，不断提高机关工作水平和效率。
2、加强队伍建设，提高整体素质。办公室将采取聘请专家、学者授课、分析日常典型案例、知识问答等多种形式，定期组织对各处室、各单位的业务培训，努力提高工作人员整体素质。
3、建立通报制度，确保制度落实。办公室每半年将对各处室、各单位公文运转工作情况进行通报，对不按时限办文、严重违反办文、办会程序有误造成不良影响的给予通报批评，并将情况报委主要领导。
特此通知
二○○九年五月二十五日
